这是新西兰一家建筑公司的应收账款自动化项目，交付状态为部分上线。我们把 AI Agent 接到 Google Drive 报价单、Xero 和飞书：2026-07-24 开票工作流部署上线；催款草稿在 2026-08-31 首次全量运行，只生成、不自动发送；四级风险分级卡片于 2026-09-09 演示，仍在演示阶段。
行业建筑与工程
市场新西兰
交付状态部分上线（开票已上线；催款草稿与风险分级在演示阶段）
时间2026-07 至 2026-09（首个季度）
接入的系统Google Drive、Xero、飞书（Lark）与多维表格
人保留的决定是否发出催款、用哪一档语气、高风险客户继续观察 / 上报财务 / 暂停合作
01
前后对照：原来的做法与现在的做法
原来是怎么做的
发票靠人工从报价单录进 Xero；逾期账款要财务自己翻 Xero 账龄表去找；催款邮件没有统一口径，写成什么语气全看当时的人和情况。
02
流程图：AI 做哪一步，人做哪一步（金色为人）
现在 AI 做什么，人做什么
中间用飞书多维表格做数据层，沿用客户原来按台账催收的习惯。AI 负责读、算、起草，所有对外发出和对客户的处理决定都留在人手里。
- AI 做：读取 Google Drive 报价单，在 Xero 建发票并发送；每天 09:00（新西兰时间）拉取 Xero 逾期数据，按客户合并，生成友好 / 正式 / 严肃三档语气的催款草稿；按逾期天数与信用额度把客户分为高 / 中 / 低 / 观察四级，推送飞书卡片。
- 人做：核对并决定是否发出催款、选哪一档语气或让 AI 改写；在风险卡片上选择继续观察、上报财务或暂停合作——卡片只记录决定，不替人执行。
03
时间线：每个节点都来自项目记录
时间线
以下为项目记录中的日期。
- 2026-07-13 至 07-21Xero 应用授权反复确认，接入延后近两周
- 2026-07-24开票工作流部署到客户电脑，开始使用
- 2026-08-03第一阶段复盘：单张发票从 Agent 响应到生成 PDF 约 5 分钟（不含输入与人工核对时间）
- 2026-08-31催款 Agent 首次全量运行，覆盖 Xero 中的全部逾期发票
- 2026-09-09首次正式使用培训；季度复盘并演示催款与风险分级
- 2026-09-10Agent 迁移到客户的企业飞书账号下，全体员工可用
04
目前的状态与边界
开票工作流已上线使用。催款草稿与风险分级仍在演示阶段：草稿只生成不自动发送，风险卡片只记录管理层的选择、不执行任何动作。全自动对外发送对账单或催款邮件不在当前范围内，任何对外邮件仍由人确认后发出。
05
我们学到的
一个本以为几分钟的 Xero 授权，走了近两周，原因是应用绑在个人账号上，需要层层确认归属；Agent 起初也建在个人账号下，到 2026-09-10 才迁到企业账号。现在我们在开工第一周先确认账号与组织归属，并把使用培训放到上线之前，而不是上线后再补。
口径说明：脱敏案例是指隐去客户名称、人名和金额后的项目记录摘要。本页客户名称、人名与金额均已隐去；所列日期与数字取自项目记录，部分未经客户书面确认；交付状态以页首标注为准，效果因企业现有系统、数据与配合程度而异，不构成对其他企业的承诺。
FAQ · 快速回答
AI 会自动给客户发催款邮件吗？
不会。每天 09:00 生成的是三档语气的催款草稿，只生成不自动发送，由财务核对、选择语气或让 AI 改写后自己发出。风险分级卡片也只记录管理层的决定，不执行暂停合作等动作。
开票自动化接了哪些系统？
Agent 读取存放在 Google Drive 的报价单，在 Xero 创建发票并发送，交互界面在飞书。该工作流于 2026-07-24 部署上线；2026-08-03 复盘记录单张发票从 Agent 响应到生成 PDF 约 5 分钟，不含输入与人工核对时间。
接入 Xero 前企业要先准备什么？
先确认 Xero 应用和相关账号归属于公司而不是个人。这个项目里授权因绑在个人账号上延后了近两周，所以现在我们在开工第一周就核对账号与组织归属。
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